§ 1 Zasady ogólne
1. Niniejsza procedura określa zasady dotyczące przyjmowania zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów w zakresie naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych obowiązujących w grupie MAKO (w skład której wchodzą MAKO TSL sp. z o.o., MAKO TSL Błażej Makurat, MAKO TSL SSC sp. z o.o., MAKO TSL FTL sp. z o.o.), a także reguluje proces przyjmowania zgłoszeń.
2. Proces przyjmowania zgłoszeń jest jednym z kluczowych elementów prawidłowego i bezpiecznego zarządzania grupą MAKO, którego jednym z celów jest identyfikowanie nieprawidłowości w działalności grupy MAKO i podejmowanie działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych grupy MAKO.
3. Wdrożony w grupie MAKO proces przyjmowania zgłoszeń zapewnia poufność przekazanych danych, który umożliwia wszystkim sygnalistom grupy MAKO dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem kanałów komunikacji, w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, mogącymi być następstwem takiego zgłoszenia.
4. Fakt dokonania zgłoszeń w dobrej wierze nie może skutkować działaniami odwetowymi lub innymi niepożądanymi działaniami wobec sygnalisty, w szczególności zwolnieniem z pracy, wykorzystywaniem zależności służbowej sygnalisty bądź wywieraniem wpływu na te osoby, z którymi sygnalista współpracuje, mogącymi pogorszyć warunki środowiska pracy sygnalisty.
5. Sygnaliści dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący zgłoszenia niepoważnego lub zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie, nie podlegają ochronie przewidzianej w procedurze. Takiej ochronie nie podlegają również sygnaliści, którzy przy dokonaniu zgłoszenia podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd informacje.
§ 2 Definicje
Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
1. Grupa MAKO – rozumie się przez to:
- MAKO TSL sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku,
- MAKO TSL Błażej Makurat z siedzibą w Gdyni,
- MAKO TSL FTL sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku,
- MAKO TSL SSC sp. z o.o. z siedzibą w Lęborku,
2. Procedura- zasady dotyczące zgłaszania rzeczywistych i potencjalnych naruszeń prawa, przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych,
3. Sygnalista – osoba zatrudniona lub współpracująca z grupą MAKO, niezależnie od zajmowanego przez nią stanowiska, pełnionej funkcji czy formy zatrudnienia lub współpracy, za pośrednictwem której grupa MAKO prowadzi działalność, dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia publicznego dotyczącego naruszeń prawa, procedur obowiązujących w grupie MAKO,
4. Zgłoszenie – zidentyfikowane przez sygnalistę działanie będące naruszeniem prawa, procedur i standardów etycznych obowiązujących w grupie MAKO oraz dokonane przez sygnalistę za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji w obszarze:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
5. Pełnomocnik ds. naruszeń- osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie działań następczych w zakresie nieprawidłowości.
§ 3 Sposoby dokonywania zgłoszeń
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia w następujący sposób:
- Pisemnie: w drodze przesyłki listowej doręczonej za pośrednictwem poczty lub kuriera na adres ul. Droszyńskiego 24, 80-381 Gdańsk, z dopiskiem: „Poufne- sygnalista”.
- Mailowo na adres e-mail: sygnalista@makotsl.com
2. W celu sprawnego rozpatrzenia zgłoszenia przez Pełnomocnika ds. naruszeń i skutecznego podjęcia działań następczych, zaleca się aby zgłoszenie zawierało w szczególności:
- nazwę jednostki organizacyjnej grupy MAKO, ewentualnie osoby, której dotyczy Zgłoszenie,
- dokładny lub chociaż przybliżony okres występowania naruszenia,
- szczegółowy opis sytuacji stanowiącej naruszenie,
- inne informacje mające związek ze Zgłoszeniem, w tym ewentualne dokumenty lub ich zdjęcia/ skany.
3. Grupa MAKO podejmuje wszelkie prawnie dopuszczalne czynności, aby przed pozostawieniem zgłoszenia nierozpoznanego pozyskać niezbędne informacje i dokumenty do jego skutecznego rozpoznania. Tylko zgłoszenia dokonane w dobrej wierze tj. odnoszące się do zdarzeń, które rzeczywiście zaistniały i mogą stanowić potencjalne naruszenie, są rozpoznawane i gwarantują ochronę przed potencjalnymi działania odwetowymi.
4. Sygnalista jest uprawniony w szczególności do ochrony, o której mowa w kolejnych postanowieniach, chyba że działał w złej wierze, oraz do otrzymania informacji na temat klasyfikacji Zgłoszenia jako przydatnego lub nieprzydatnego w terminie 7 dni liczonego od momentu dokonania Zgłoszenia, o ile sygnalista pozostawił dane kontaktowe.
§ 4 Wstępna analiza zgłoszeń
1. Po wpłynięciu zgłoszenia, jest ono rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze, o ile w ocenie Pełnomocnika ds. naruszeń charakter i przedmiot zgłoszenia nie uzasadniają rozpatrzenia go w trybie przewidzianym odrębnymi regulacjami, bądź przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia Pełnomocnik ds. naruszeń dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia pod kątem tego, czy informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie zasadności zgłoszenia, a gdy zajdzie taka potrzeba, kontaktuje się z sygnalistą, o ile to możliwe.
3. Pełnomocnik ds. naruszeń może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w przypadku gdy:
- Zgłoszenie jest w sposób oczywisty niewiarygodne,
- Niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
4. Jeżeli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności, a ponadto według opisu zgłoszenia zachodzi prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości, następuje wszczęcie postępowania wyjaśniającego.
5. Pełnomocnik ds. naruszeń może rozważyć zaangażowanie w postępowaniu wyjaśniającym przedstawicieli innych komórek organizacyjnych grupy MAKO lub niezależnego konsultanta, o ile w ocenie Pełnomocnika ds. naruszeń wiedza i doświadczenie takich osób, mogą być niezbędne w przeprocesowaniu zgłoszenia.
6. Pełnomocnik ds. naruszeń nie może być osoba, której dotyczy zgłoszenie, osobą będąca bezpośrednim przełożonym sygnalisty, którego dotyczy zgłoszenie, ani osobą bezpośrednio podlegająca sygnaliście, którego dotyczy zgłoszenie.
7. W sytuacji gdy w ocenie Pełnomocnika ds. naruszeń zaistnieją okoliczności, które mogą rzutować na jego bezstronność w ocenie zgłoszenia, może on zawnioskować do członka zarządu/ właściciela o wyłączenie z prac w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym.
8. W przypadku gdy zajdą okoliczności, o których mowa w pkt 6 i 7 członek zarządu/ właściciel może wyznaczyć inną osobę na Pełnomocnika ds. naruszeń.
§ 5 Rozpatrywanie zgłoszeń
1. Pełnomocnik ds. naruszeń potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego bez zbędnej zwłoki w terminie nieprzekraczającym 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie
2. Pełnomocnik ds. naruszeń rozpatruje zgłoszenie podejmując działania następcze i przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 1 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
3. Pełnomocnik ds. naruszeń dokonuje weryfikacji zasadności zgłoszenia w postępowaniu wyjaśniającym w oparciu o obowiązujące w grupie MAKO regulacje wewnętrzne oraz informacje uzyskane od komórek organizacyjnych grupy MAKO z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zachowania zasad poufności. Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone w sposób uczciwy i bezstronny.
4. W przypadku gdy zajdzie taka konieczność, Pełnomocnik ds. naruszeń może wzywać na posiedzenie pracowników lub współpracowników, którzy mogą mieć związek lub jakąkolwiek wiedzę w zakresie zgłoszenia, lub sygnalistę, w celu złożenia wyjaśnień. Na wniosek Pełnomocnika ds. naruszeń wszyscy pracownicy mają obowiązek stawić się na posiedzeniu oraz udostępnić dokumenty i udzielić niezbędnych informacji w celu ustalenia zasadności wszystkich okoliczności zgłoszenia.
5. Po ustaleniu całokształtu stanu faktycznego, Pełnomocnik ds. naruszeń podejmuje decyzje o zasadności zgłoszenia, w przypadku zgłoszeń zasadnych wydaje rekomendację o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do pracownika lub współpracownika, który dopuścił się naruszenia oraz rekomendacje możliwych działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń w przyszłości.
6. Uzgodnione przez Pełnomocnika ds. naruszeń wnioski końcowe zawierają w szczególności opis stanu faktycznego, decyzje odnośnie zasadności zgłoszenia oraz rekomendację stosowanych działań naprawczych i zapobiegawczych.
7. W przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia Pełnomocnik ds. naruszeń:
- przekazuje informację o wyniku postępowania wyjaśniającego do kierującego komórką organizacyjną grupy MAKO, w ramach której swoje obowiązki wykonuje pracownik lub sygnalista wskazany w Zgłoszeniu, lub do nadzorującego członka zarządu w sytuacji, gdy pracownik podlega bezpośrednio członkowi zarządu, w celu podjęcia stosownych, następczych działań dyscyplinujących lub naprawczych wobec takiej osoby, przewidzianych właściwym dla danego pracownika regulaminem pracy lub wynikających z indywidualnej umowy o współpracę bądź ogólnie obowiązujących przepisów prawa,
- w terminie 7 (siedmiu) dni roboczych od przekazania informacji, o której mowa w pkt a) powyżej, informuje pracownika, któremu zarzuca się dokonanie naruszenia, o dokonanym Zgłoszeniu oraz przeprowadzonej weryfikacji Zgłoszenia.
8. W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia i oddalenia podejrzeń w nim zawartych Pełnomocnik ds. naruszeń przekazuje taką informację zwrotną.
9. W przypadku, gdy okaże się to konieczne, może zostać podjęte jedno lub kilka następujących działań następczych:
- skierowanie sprawy do innych kanałów lub procedur w przypadku zgłoszeń dotyczących jedynie praw indywidualnych osoby dokonującej Zgłoszenia,
- zakończenie Procedury z powodu braku wystarczających dowodów lub z innych powodów,
- wszczęcie dochodzenia wewnętrznego oraz – ewentualnie – dokonanie w jego toku ustaleń lub podjęcie środków w celu zaradzenia poniesionej kwestii,
- przekazanie sprawy do właściwego organu w celu przeprowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego, o ile informacje te pozostaną bez uszczerbku dla dochodzenia wewnętrznego lub postępowania wyjaśniającego lub dla praw osoby, której dotyczy Zgłoszenie.
§ 6 Zakaz działań odwetowych
1. Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze sygnalisty dokonującego zgłoszenia, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury, mogące skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej pracownika lub współpracownika z grupą MAKO lub zakończeniem współpracy, a także rodzić odpowiedzialność materialną, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Za działania odwetowe uznaje się zwłaszcza:
- rozwiązanie stosunku prawnego łączącego sygnalistę z grupą MAKO lub jednostronna zmiana jego warunków na mniej korzystne dla sygnalisty,
- przeniesienie sygnalisty na inne stanowisko służbowe lub zmiana miejsca wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę, jeżeli dotyczy,
- wprowadzania istotnych zmian dotyczących zakresu obowiązków sygnalisty,
- wymierzanie kar dyscyplinarnych wobec sygnalisty, jeżeli dotyczy,
- obniżenie wynagrodzenia lub innych świadczeń na rzecz sygnalisty,
- podejmowanie innych działań, których celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji sygnalisty, o ile działania te zostały podjęte w związku z dokonanym przez sygnalistę Zgłoszeniem.
3. Za ochronę osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności gdy nastąpiło ujawnienie tożsamości, odpowiada Pełnomocnik ds. naruszeń, który jest zobowiązana reagować na wszelkie przejawy potencjalnych działań odwetowych związanych z sygnalistą i dokonanym zgłoszeniem.
4. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, i doświadczył jakichkolwiek działań odwetowych, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, powinien niezwłocznie powiadomić o zaistniałej sytuacji Pełnomocnika ds. naruszeń. Jeżeli analiza informacji potwierdzi zarzuty takiego powiadomienia, Pełnomocnik ds. naruszeń podejmie odpowiednie działania, zgodnie ust. 1 powyżej, mające na celu ochronę sygnalisty.
§ 7 Prowadzenie rejestru zgłoszeń
1. Każde przyjęte Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń.
2. Za prowadzeniu rejestru zgłoszeń odpowiada Pełnomocnik ds. naruszeń w systemie elektronicznym przygotowanym przez grupę MAKO.
3. Rejestr zgłoszeń powinien zawierać co najmniej:
- dane kontaktowe sygnalisty, jeżeli zaistniała konieczność ich uzyskania,
- wszystkie informacje i dokumenty związane z dokonanym Zgłoszeniem,
- przebieg procesu analizy i rozpatrywania Zgłoszenia,
- osoby biorące udział w procesie analizy i rozpatrywania Zgłoszenia,
- informacje o podjętych decyzjach i zastosowanych działaniach następczych i zapobiegawczych.
4. Rejestr zgłoszeń jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności, a informacje i dokumenty w nim zawarte są przechowywane przez co najmniej 5 (pięć) lat.
§ 8 Końcowe
1. Grupa MAKO odpowiada za wybór Pełnomocnika ds. naruszeń w sposób zapewniający właściwe rozpatrywanie zgłoszeń, zgodnie z koniecznością zachowania wymaganej poufności, zasadami etyki, przepisami prawa, a także rzetelności i konieczności wyważenia interesu wymagającego ochrony w związku ze Zgłoszeniem, biorąc pod uwagę konieczność zachowania należytej staranności przy podejmowaniu tego typu działań.
2. Grupa MAKO informuje pracowników grupy MAKO o wejściu w życie Procedury oraz o jej zmianach w sposób zwyczajowo przyjęty u Pracodawcy tak aby umożliwić zapoznanie się każdemu z pracowników z treścią Procedury.
3. Przeglądy niniejszej Procedury wykonywane są systematycznie, nie rzadziej niż raz do roku.